Las juntas de trabajo siempre son muy importantes sin importar el sector en el que te desarrolles, pero existen factores externos que muchas veces hacen que estas juntas sean más complicadas de realizar: viajes de negocio, contingencias o enfermedades.
Las videoconferencias son muy útiles y accesibles para todo público, aunque cabe destacar que las juntas frente a frente permiten interactuar con los demás colaboradores de tal manera que una conferencia a distancia no tiene, es por eso que en IVO contamos con salas de juntas que se adaptan al número de integrantes y pueden rentarse por hora o por día para la comodidad de su público.
Por fortuna estas juntas a distancia poseen características que permiten a las personas mantenerse comunicadas aún a distancia. Pero antes de poder conocer las variadas ventajas que ofrecen, empecemos definiendo qué son.
¿Qué son?
Los sistemas de videoconferencia son muy variados, permitiendo a más de 10 personas mantenerse en comunicación de manera simultánea, aunque uno de sus atributos principales es la transmisión de video, es posible solo usar el sistema de voz para mantener la conferencia en funcionamiento aun si un participante está haciendo alguna otra actividad que imposibilite ser visible.
Existen varios sistemas para hacer estas conferencias, desde aplicaciones para teléfonos móviles o computadoras, hasta dispositivos equipados íntegramente para realizar llamadas grupales con video.
Por otra parte, existen plataformas que te permiten hacer una conferencia vía internet, aunque dependiendo de la plataforma variará el número de integrantes que se pueden unir a la videoconferencia.
Algunas de sus ventajas ya se mencionaron con anterioridad, pero existen un par más que te harán reconsiderar usar más a menudo las videoconferencias:
Reducción de distancia:
Sin importar dónde se encuentren los colaboradores, las videoconferencias pueden acercarlos de manera óptima y sencilla. De hecho, no importa si alguno de los integrantes está en otra parte del mundo, lo único que necesita es un dispositivo compatible y conexión a internet.
Mejora la productividad:
Una de las quejas habituales de los equipos de trabajo son las juntas largas, al estar a distancia, es muy probable que cada integrante tenga tareas posteriores a la junta y por lo tanto sea más fácil organizarse para evitar juntas innecesariamente largas.
Además IVO cree importante designar a un coordinador de tiempo. El cual se dedicará a medir la duración de cada tema a tratar y evitar distracciones esto a su vez aumenta el rendimiento de las juntas. Si quieres conocer más consejos como este, visita nuestra página de Facebook aquí.
Optimiza tiempos
En ocasiones es importante hacer juntas de emergencia para dictaminar algunos acuerdos o cargas de trabajo, pero las videoconferencias ofrecen la posibilidad de estar en la junta sin dejar tu área laboral y de esta manera mantenerte informado de las actualizaciones que existan.
Reducción de costos
Dependiendo del sistema de videoconferencia que elijas variará el precio de este, existen algunos que se instalan en salas de juntas o en oficinas, otros que se instalan en computadoras o celulares, pero sin importar cuál escojas, su precio será menor o incluso gratuito, por lo que cualquier persona puede ser partícipe de las videoconferencias.
Plataformas como Hangouts de Google te permiten transmitir tu pantalla de la computadora para que todos los asistentes puedan visualizar presentaciones, videos o minutas.
Algunas de las plataformas más usadas para hacer videoconferencias son:
Jitso: Es una aplicación de videoconferencias y mensajería instantánea.
Ooovoo: Un programa enfocado más a las computadoras que permite chat y video.
Zoom: Plataforma para reuniones o conferencias en video, para reuniones largas continuas y para un número mayor de cien participante.
Cuéntanos, ¿cómo prefieres hacer juntas de trabajo? y ¿por qué?