Cómo tener una reunión exitosa

Cómo tener una reunión exitosa

Uno de los pilares para lograr las metas en todas las áreas de una empresa son las reuniones de trabajo. Ya sea la presentación de un nuevo proyecto, planificar las tareas o aclarar dudas, esta actividad es de suma importancia y, de realizarse erróneamente, significa un desgaste de tiempo y energía para la comunidad laboral. 

En el sector empresarial es una práctica común programar juntas largas, poco dinámicas, desorganizadas y tediosas. La planeación, como en cualquier actividad logística, es la clave y para ello, te recomendamos considerar los siguientes puntos:

 

  • Establece objetivos

¿Para qué quieres reunir a tu equipo de trabajo?, ¿qué colaboradores necesitan estar presentes?, ¿cuál sería una estructuración correcta del tema y cuánto tardaré en abordarlo?, éstas son algunos cuestionamientos a responder. Además de llevar una agenda con esta planeación, procura que la junta no sobrepase la hora de duración

  • Convoca sólo a las personas esenciales

Habrá ocasiones en que la causa de la junta sea del interés sólo de algunos miembros del equipo de trabajo y una pregunta guía para identificarlos es ¿a quiénes afecta o involucra la temática de la reunión? 

  • Informa con anticipación a los asistentes

Cada uno de los trabajadores tiene una organización personal para sus tareas diarias y una junta ocupa el tiempo que probablemente ya habían designado. Además de reflejar respeto y valoración de tu comunidad laboral, el dar aviso de una reunión habla de una buena comunicación interna. 

  • Reserva el lugar y los materiales 

Según el motivo es que se usará apoyo audiovisual además de considerar el espacio en donde se realizará el evento y, conscientes de ello, conseguirlo con antelación. Ya sea el proyectar una presentación, organizar una videoconferencia o convocar a varias personas, en IVO Espacios de trabajo tenemos salas de juntas y capacitación cómodas, equipadas y eficientes para hacer de tus reuniones un momento enriquecedor y ameno. 

  • Puntualidad

Una vez enterados todos los participantes, es necesario la llegada a tiempo tanto del organizador como los asistentes a la junta. Preferiblemente pide confirmación a la hora de notificar y ten listos los recursos para la reunión con anticipación. 

  • Ritmo dinámico y organizado

Comienza aclarando la estructura de la reunión y definiendo los aspectos más importantes para evitar desviar el tema. Si está programada la participación de otro colaborador, pide que se prepare previamente y, de ser necesario, recopilen la información en  un mismo dispositivo. Además destina tiempo para resolver dudas y recibir retroalimentación.  

  • Cero distracciones

De ser posible, evitar aparatos electrónicos o materiales innecesarios y designar turnos para tomar la palabra, todo con el fin de centrar la atención en la reunión y tener un flujo de comunicación constante, claro y óptimo. 

  • Reúne y recopila las conclusiones

Después de un intercambio de ideas y asignación de tareas es necesario documentar los frutos de la junta y compartirlo con el equipo de trabajo como una segunda verificación de la claridad en el mensaje y respaldo de lo acordado. 

 

El acontecer diario dentro de una empresa influye también en el ánimo de la comunidad laboral y, por ende, en su ambiente. En IVO tenemos espacios cómodos, acogedores y totalmente equipados para que obtengas todo el potencial de tus reuniones

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